طراحی و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداره رفاه دانشجویی

مقدمه:

اداره رفاه دانشجویی دانشگاه صنعتی اصفهان، سازمانی جهت ارائه تسهیلات رفاهی  به دانشجویان دانشگاه می باشد. این سازمان زیر مجموعه دانشگاه صنعتی و تحت نظارت صندوق رفاه دانشجویی مرکزی وزارت علوم تحقیقات و فناوری می باشد

بخش های این سازمان شامل موارد  ذیل میباشد:

• صندوق رفاه دانشجویی
• امور خوابگاه ها
• بیمه
• صندوق تعاون امام علی علیه السلام
• صندوق امام جواد علیه السلام
• صندوق امام صادق علیه السلام

از آنجایی   که  میزان مراجعه دانشجویان به این  سازمان بسیار  زیاد بوده و عمده فعالیت های آن به صورت  دستی انجام می گیرد   پاسخگویی  به مراجعین عموماً امری وقت گیر بوده و نیاز به صرف هزینه  مادی و نیروی انسانی زیادی دارد .

با توجه به اینکه مراجعین این سازمان عموماً افرادی آشنا با دانش کامپیوتر می باشند،    برای  کاهش  میزان مراجعات و تشریفات اداری  ، ضمن استفاده از نیروی انسانی و هزینه مادی کمتر  ،استفاده از یک سیستم اتوماسیون  می تواند راهگشا باشد. سیستم مورد نظر باید به گونه ای طراحی شود که موجب  سهولت دسترسی کاربران ،  کاهش مراجعات حضوری، تسریع روند های اداری  سازمان، کاهش نیاز به نیروی انسانی و در نهایت موجب رضایت دانشجویان و کارمندان گردد.

با توجه به موارد مذکور  و نیاز به سیستمی   یکپارچه که بتواند دسترسی همزمان چندین  مراجعه کننده را پشتیبانی کند، پیش بینی می شود بستر وب بستر مناسبی برای  نیل به اهداف سیستم اتوماسیون اداره رفاه دانشجویی دانشگاه صنعتی اصفهان باشد.

بستر “وب” موجب می شود استفاده از سیستم در ساعات غیر اداری ممکن باشد که این موضوع به علت همزمانی ساعات کلاسی دانشجویان با ساعات اداری باعث افزایش کارایی سیستم می شود. همچنین با توجه به گسترش روزافزون استفاده از شبکه جهانی اینترنت این سیستم می تواند از خارج دانشگاه و سازمان نیز مورد استفاده کاربران قرار گیرد.

شناخت :

شناخت محیط پروژه عمدتاً از سه روش مطالعه تطبیقی، مشاهده و مصاحبه انجام گرفت.

مصاحبه از رییس اداره، کارمند صندوق رفاه، مسئول بیمه، کارمند امور خوابگاه ها، مسئول خوابگاه و دانشجویان از طریق پرسشنامه صورت گرفت که در ادامه سوالات این پرسشنامه ها آورده شده است.

پرسشنامه رییس اداره رفاه:

1-  انتظارات شما از طراحی سایت چیست؟

( هدف: مشخص شدن کلیت پروژه )

2-  مخاطبین وب سایت شما چه کسانی خواهند بود؟

( هدف: مشخص شدن کاربران وب سایت)

3-  برای فعالیت های خود به چه نوع گزارش هایی نیاز دارید؟

(هدف: تعیین نیازهای اطلاعاتی رییس اداره)

4-  نحوه ارتباط شما با کارمندان به چه نحو است؟

(هدف: تعیین نحوه ارتباط رییس با کارمندان اداره رفاه)

5-  آیا شما به صورت مستقیم با مسئول امور خوابگاه ها، مسئولین خوابگاه و مسئول امور بیمه در ارتباط هستید؟ این ارتباط به چه نحو است؟

(هدف: تعیین ارتباطات رییس اداره با مسئولین سایر بخش های اداره رفاه)

6-  در آخر لطفاً به سایر خدماتی که از سایت انتظار دارید اشاره کنید؟

(هدف: مشخص شدن جزییات بیشتری از نیازهای رییس اداره رفاه)

 

پرسشنامه مربوط به کارمندان اداره رفاه:

1-    نحوه ارتباط شما با رییس اداره چگونه است؟

(هدف: تعیین نحوه ارتباط کارمندان با رییس اداره رفاه)

2-    نحوه ارتباط شما با دانشجویان چگونه است؟

(هدف: تعیین نحوه ارتباط کارمندان با دانشجو)

3-    دلایل رجوع دانشجویان به واحد خود را شرح دهید؟

(هدف: آشنایی دقیق تر با وظایف کارمندان)

4-    انتظارات شما از سیستم اتوماسیون تحت وب چیست؟

(هدف: تعیین دقیق ترنیازهای کارمندان)

سوالات تخصصی مربوط به حوزه کاری هر یک از کارمندان اداره رفاه:

(هدف: آشنایی با وظایف تخصصی حوزه مربوط به هر یک از کارمندان اداره رفاه)

5-    انواع وام ها و نحوه پرداخت آنها را به دانشجویان شرح دهید.(سوال مربوط به کارمند صندوق رفاه)

6-     مراحل گرفتن خوابگاه توسط دانشجو در امور خوابگاه ها را شرح دهید (سوال مربوط به کارمند امور خوابگاه ها)

7-    نحوه ارتباط خود را با کارمندان امور خوابگاه های اداره رفاه شرح دهید (سوال مربوط به مسئول خوابگاه)

8-    انواع خدمات بیمه و نحوه ارائه انها به دانشجویان در اداره رفاه را شرح دهید (سوال مربوط به مسئول بیمه )

پرسشنامه مربوط به دانشجو:

1-    درخواست های شما از اداره رفاه دانشجویی چیست؟

(هدف: آشنایی با نیازهای دانشجویان)

2-    با چه افرادی در اداره رفاه ارتباط دارید؟ نحوه ارتباط را شرح دهید.

(هدف: تعیین چگونگی تعاملات دانشجویان با اداره رفاه)

3-    مشکلات ارتباطی خود را شرح دهید.

(هدف: شناخت گلوگاه های طراحی سیستم)

4-    از سیستم اتوماسیون و وب سایت اداره رفاه چه انتظاراتی دارید؟ به نظر شما چه خدماتی باید از طریق وب سایت ارائه گردد؟ (هدف: تعیین دقیق تر نیازهای دانشجویان)

ب: شرح محیط عملیاتی:

اداره رفاه دانشجویی دانشگاه صنعتی اصفهان سازمانی جهت ارائه تسهیلات رفاهی  به دانشجویان دانشگاه است.  بخش های این سازمان شامل موارد  ذیل میباشد:

• صندوق رفاه دانشجویی: در این بخش تسهیلات و وام های مربوط به دانشجویان(وام کمک هزینه تحصیلی، وام ازدواج، وام خرید کامپیوتر، وام خرید عینک، فوت نزدیکان، استعدادهای درخشان، دانشجوی ممتاز، پیش پرداخت اجاره مسکن  و …) پرداخت می شود.

• امور خوابگاه ها: در این قسمت امور مربوط به گرفتن خوابگاه، مهمانسرا و اولویت بندی دانشجویان جهت تخصیص خوابگاه انجام می شود. خوابگاه ها عموماً بر اساس شرایط دانشجویان تقسیم بندی می شود، این تقسیم بندی شامل دانشجویان ترم های پایین، دانشجویان ترم های بالا، دانشجویان کارشناسی ارشد و دکترا و  دانشجویان متاهل می شود.

• بیمه: در این بخش تسهیلات مربوط به انواع بیمه های خدمات درمانی به دانشجویان ارائه میشود. این تسهیلات عموماً به انتخاب دانشجو و به صورت پرداخت کل هزینه توسط اداره رفاه، پرداخت نیمی از هزینه ها توسط دانشجو و نیمی از ان توسط اداره رفاه (پرداخت بلاعوض) و پرداخت کل هزینه توسط دانشجو ارائه می شود.

• صندوق تعاون امام علی علیه السلام
• صندوق امام جواد علیه السلام
• صندوق امام صادق علیه السلام

از آنجایی که صندوق های تعاون تعامل زیادی با دانشجو ندارند و عموماً به صورت نیمه مستقل عمل می کنند در فاز اول سیستم اتوماسیون اداره رفاه دانشجویی آورده نشده اند.

 

ذی نفعان پروژه:

دانشجویان: به علت تعامل زیاد این سازمان با دانشجویان عموماً زمان زیادی صرف انجام امور و تشریفات اداری می شود. سیستم اتوماسیون با حذف بسیاری از فعالیت های دستی و مراجعه حضوری موجب تسهیل و تسریع ارتباط دانشجو با سازمان می گردد و همچنین دانشجویان می توانند در ساعات غیر اداری با سازمان در ارتباط باشند و امور مورد نظر خود را پیگیری نمایند بنابر این دانشجویان از اصلی ترین ذی نفعان پروژه به حساب می آیند.

کارمندان اداره رفاه: به علت حجم زیاد مراجعه دانشجویان به این سازمان، کارمندان نیاز به وقت زیادی جهت تعامل با دانشجویان و همچنین بایگانی اطلاعات دارند.

 حذف مراجعه حضوری دانشجویان و مکانیزه شدن فعالیت ها به کارمندان در تسریع و تسهیل روندها کمک می کند و بنا بر این کارمندان نیز جزء ذی نفعان این پروژه می باشند.

Business Usecase Diagram:

 

 

 

 

 

Class Diagram:

 

 

 

 

 

Activity Diagram:

بیمه کردن:

 

تهیه گزارش:

تحویل خوابگاه:

 

 

 

رزرو مهمانسرا:

 

 

پرداخت وام دانشجویی 1:

 

پرداخت وام دانشجویی 2:

پرداخت وام به دلیل ایجاد شکست زمانی در مراحل در دو نمودار آورده می شود

 

 

تسویه حساب:

 

مشکلات و انتظارات:

در اداره رفاه دانشجویی معمولاً فعالیت ها به صورت دستی و بر روی کاغذ انجام می گیرد که موج می شود نگهداری و بایگانی اطلاعات هزینه های زیادی را به همراه داشته باشد.

همچنین مراجعه زیاد به سازمان و کارهای دستی باعث می شود پاسخگویی به مراجعین عموماً امری زمان بر بوده و نیاز به صرف هزینه های مادی،هزینه نیروی انسانی و وقت زیادی داشته باشد.

 از آنجایی که ساعات کار اداره رفاه با ساعات کلاس دانشجویان همزمان است، مراجعین همیشه امکان استفاده از تسهیلات اداره رفاه را ندارند که استفاده از سیستم اتوماسیون بر یستر وب موجب حل این مشکل می شود.

امور دفتري در این سازمان عليرغم اينکه سهم بزرگي از نيرو و انرژي را به خود اختصاص مي‌داد، ولي هيچ گاه مورد يک بازبيني اصولي در جهت بهبود و افزايش بهره‌وري قرار نگرفته بود. برخي مزاياي اتوماسيون اداري در این سازمان را مي‌توان چنين برشمرد:

ü      کنترل بهتر بر کار

ü      سرعت بسیار بالای ارسال اطلاعات و ارجاع نامه و سهولت دسترسی به اطلاعات

ü      کم شدن فعاليت‌هایی مثل ثبت و بايگاني و نگهداري اطلاعات و سوابق

ü      كنترل بهتر بر كار، به خاطر تقسیم كمتر نیروی كار

ü      صرفه جویی در وقت یا نیروی كار

ü      افزايش رضايت شغلي کارکنان به دليل افزايش بهره وری و اثر بخشی

ü      افزايش رضايت مشتريان به دليل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات

ü      افزايش قابليت رقابت سازمان

البته نا گفته نماند که ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری ممکن است مشکلاتی را نیز به همراه داشته باشد. از جمله این مشکلات میتوان به موارد ذیل اشاره کرد:

ü   لزوم ارتقاي قدرت سخت افزاري و نرم افزاري جهت کار مستمر با سيستم بدون قطعي

ü  نپذیرفتن سیستم های مكانیزه توسط مدیران و یا كاركنان

ü  لزوم وجود يک متولي برای آموزش کاربران و همچنین رفع اشکالات احتمالی سیستم

ü  نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی دركارها

ü  بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم

 

 

واژه نامه کسب و کار:

دانشجو:

ترم:

دانشجوی ترم پایین: دانشجوهای ترم 1 تا چهارشنبه

دانشجویان ترم بالا: دانشجویان ترم 5 به بعد

 

 

جمع بندی

با توجه به نتايج بررسی مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در ارتباطات و مراودات با دانشجویان و البته مکاتبات دفتري مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات، کاهش هزینه های سازمان و پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار نقش عمده‌اي خواهد داشت.

 بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر روندهای اداری سازمانها داشته و موجب افزايش بهره وری، سرعت و سهولت در ارتباطات سازماني می شود.