طراحي و پياده سازي اتوماسيون شركت تجارت الكترونيك پارسيان، واحد پذيرندگان

فهرست مطالب و شکل ها:

مقدمه : .3

شناخت : 4

شرح محیط عملیاتی : 5

ذینفعان پروژه : 6

Business Usecase Diagram.. 7

Class Diagram.. 8

Activity Diagram.. 9

Repairing POS                  ……………………………………………………………………………………………. 9

Program New POS                 10

Revoke POS                  11

Monetary Problem                 12

Changing Account                  13

مشکلات و انتظارات : 14

واژه نامه کسب و کار: 16

جمع بندی : 17

پیوست الف : 18

پیوست ب : 19

 

 

 

 

 

 

مقدمه :

ابتدا لازم است درباره اتوماسیون اداری کمی اطلاعات کسب کنیم و سپس به بررسی پروژه بپردازیم.

اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها،  نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود. در سیستم‌های اتوماسیون اداری، کار به دقت آنالیز می‌شود و کارهای تکراری یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی نرم‌افزار قابل انجام است جدا شده و برای آنها نرم‌افزار یا سخت‌افزار خاصی طراحی می‌شود و سایر کارها که نیاز به هوش و قدرت تصمیم گیری انسانی دارد توسط انسان انجام می‌شود.

شرکت تجارت الکترونیک پارسیان ، شرکتی است فرا استانی که دارای نمایندگان خبره در مراکز استانها می باشد. این نمایندگان انحصاری بوده و هیچ نماینده دیگری در آن استان وجود ندارد.

وظیفه اصلی این شرکت، مدیریت و نگهداری دستگاههای کارتخوان بانکی مربوط به بانکهای پارسیان و تجارت و برنامه ریزی و هدایت و پشتیبانی دستگاهها و همچنین امور مربوط دارندگان کارتهای بانکی بانک پارسیان می باشد. این کارتها شامل کارت خرید، کارت هدیه، کارت بین الملل، کارت غذا ، Master Card و غیره… بوده و به افراد شخصی و سازمانهای دولتی و خصوصی اعطا می گردد. دستگاههای کارتخوان نیز به فروشگاههای دارای شرایط و همچنین تعاونی ها و فروشگاههای زنجیره ای امانت داده خواهد شد تا مشتریان این فروشگاهها بتوانند با خرید با این دستگاهها هم باعث صرفه جویی در وقت گردیده و هم قدمی در راستای پیشبرد اهداف تجارت الکترونیک برداشته باشند.

با توجه به مطالب عنوان شده، چنین بستر گسترده ای از تجارت الکترونیک قطعاً نیازمند به مدیریت قوی و سیستم اتوماسیون مکانیزه اداری قدرتمند می باشد که توانایی مدیریت، کنترل ، برنامه ریزی و سازماندهی کلیه اطلاعات مربوط به امور کارت و کارتخوان را داشته باشد.

در این پروژه سعی گردیده قسمتهایی از سیستم اتوماسیون که بیشتر در آن قسمتها کارها بصورت دستی انجام گرفته، بصورت مکانیزه طراحی گردد. البته شایان به ذکر است این برنامه بستری فراهم می کند تا در آینده بقیه قسمتها نیز به آن اضافه شده و بصورت برنامه جامعی معرفی گردد.

 

 

شناخت:

نحوه جمع آوری اطلاعات :

جمع آوری اطلاعات در این پروژه از 4 طریق زیر انجام گرفته است :

1-    جمع آوری فرمها و اطلاعات سازمانی

طی مراجعات و تعاملاتی که با مدیریت شرکت انجام گرفت ، نمونه کلیه فرمها و نامه هایی که در محدوده فعالبت این پروژه وجود دارد در اختیار قرار گرفت که به گزارش پیوست گردید.(پیوست الف)

2-    مطالعه تطبیقی

با پرس و جوهای صورت گرفته از نمایندگی اصفهان و مرکزی چنین بر آمد که سایر استانها نیز در تلاشند چنین سیستم اتوماسیونی را پیاده و راه اندازی نمایند. همچنین کلیه اطلاعات مربوطه را می توان از طریق سایت http://www.pec.ir نیز کسب نمود.

3-    مصاحبه

در این پروژه و در این محدوده کار با کارمندان متفاوتی در ارتباط هستیم. این کارمندان عبارتند از:

• کارشناس فنی
• کارشناس ارشد فنی (تهران)
• بازرس
• کارشناس مالی
• کارشناس ارشد مالی

نمونه فرم هریک از مصاحبه ها به گزارش پیوست گردیده.(پیوست ب)

4-    مشاهده

از آنجایی که یکی از اعضای تیم پروژه از کارمندان شرکت می باشد، ایشان با مشاهده تمام روند اجرای مراحل مختلف اداری در شرکت، در جریان کلبه امور مربوط پروژه می باشند.

 

 

شرح محیط عملیاتی :

شرکت تجارت الکترونیک پارسیان شامل دو واحد مختلف پذیرندگان و دارندگان می باشد که واحد پذیرندگان شامل بخشهای فنی ، مالی، بازرسی،خدمات مشتریان و امور قراردادها می باشد. واحد دارندگان شامل بخشهای خدمات مشتریان، بخش MP، امور قرارداد کارت می باشد.این شرکت همانند سایر شرکت ها، دارای مدیر عامل و هیئت مدیره می باشد که مدیرعامل آن هر چهارسال یکبار توسط هیئت مدیره انتخاب می گردد.

در حقیقت، انجام کارها به دو قسمت تقسیم می گردد. یکی کارهایی که در نمایندگی اصفهان انجام می گیرد و دیگری اموری که در تهران اتفاق می افتد. امور اولیه و ارتباط با پذیرنده از طریق نمایندگی اصفهان انجام گرفته و سپس اقدامات ثانویه بین نمایندگی اصفهان و نمایندگی مرکزی انجام می گیرد. در واقع کارشناس فنی ، بازرس،کارشناس مالی در نمایندگی اصفهان حضور داشته و کارشناس ارشد فنی و کارشناس ارشد مالی در نمایندگی مرکزی (تهران) فعالیت می کنند.

اقدامات مربوط به پشتیبانی کارتخوان،ابتدا توسط کارشناس فنی و در صورت نیاز توسط کارشناس ارشد فنی انجام می گیرد. همچنین اقدامات مربوط به مسائل مالی ، در ابتدا توسط کارشناس مالی انجام گرفته و در نهایت با تایید نهایی کارشناس ارشد مالی ، مشکل یا خدمات پذیرنده صورت می پذیرد.

 

 

ذینفعان سیستم:

ذینفعان این اتوماسیون بطور مشخص کارمندان بخشهای فنی و مالی می باشند که البته بی تاثیر بر روی بقیه بخشها نیست. همانطور که قبلاً نیز ذکر گردید این پروژه بستری را زمینه سازی می نماید تا بقیه بخشهای سازمان مانند بازرسی ، خدمات مشتریان و … نیز به این اتوماسیون پیوسته و باعث افزایش سرعت انجام کارها و همچنین کاهش کارهای دستی می گردد.

بطور خلاصه ذینفعان این سیستم عبارتند از:

1-     کارمندان بخشهای فنی و مالی نمایندگی اصفهان

2-     کارمندان بخشهای فنی و مالی نمایندگی مرکزی تهران

3-     کلیه پذیرندگان دستگاههای کارتخوان

4-     بانکهای پشتیبان شونده توسط شرکت

5-      و…

 

 

 

Business Use case Diagram:

 

 

 

 

 

Class Diagram:

 

 

 

 

 

 

 

Activity Diagram:

Repairing POS

ابتدا درخواست تعمیر pos از مشتری دریافت و در صورت حل شدن توسط بازرس مشکل رفع می شود. در غیر اینصورت به پشتیبان فنی ارسال می شود و در آنجا نیز همین روال انجام می گیرد، اگر مشکل قابل حل بود Pos بازگشت داده می شود و در غیر اینصورت به مدیر پشتیبان فنی در تهران ارسال می گردد. اگر مشکل در تهران حل نشد. یک pos جدید برنامه ریزی شده به اصفهان ارسال می شود و در غیر اینصورت Pos تعمیر شده و جهت بسته بندی به پشتیبان فنی و پس از آن به بازرس برای تحویل به مشتری و نصب و راه اندازی ارسال می گردد.

 

Program New POS

 

ابتدا لیست درخواست pos توسط مدیر پشتیبان فنی در تهران تهیه می شود و طی بررسی و تایید اختصاص دادن Pos به افراد واجد شرایط لیستی برای برنامه ریزی pos  های اختصاص داده شده مطابق لیست اولیه تهیه می گردد، سپس این لیست به همراه برنامه های آن به پشتیبان فنی در اصفهان ارسال می گردد. پشتیبان فنی لیست را دریافت و pos  های جدید را برنامه ریزی و بسته بندی می کند و سپس آنها را برای تحویل به مشتری در اختیار بازرس شرکت قرار می دهد و رسید مربوطه را دریافت می نماید. بازرس Pos ها را دریافت و پس از نصب آنها را به مشتری تحویل می دهد و نامه تاییدیه را به پشتیبان فنی تحویل می دهد، پشتیبان فنی پس از تایید آن جهت بایگانی نامه ای را به پشتیبان فنی تهران ارسال می کند.

 

 

 

 

Revoke POS

ابتدا درخواست پس گفتنpos  از مشتری دریافت می شود. این عمل توسط بازرس صورت گرفته و مشتری به ازای آن رسیدی را دریافت می کند. بازرس pos  را به پشتیبان فنی تحویل داده، در صورت قابل استفاده بودن pos مربوطه برای استفاده مجدد بایگانی میشود، در غیر اینصورت به مدیر پشتیبانی فنی در تهران ارسال می گردد تا pos را از رده خارج کند. لازم به ذکر است که اگر pos مربوطه در اصفهان رفع عیب شود رسیدی به تهران ارسال می گردد تا pos را برای آن مشتری به حالت غیر فعال در آورد.

 

 

 

 

 

 

Monetary Problems

 

در صورت بروز مشکل صورت حساب مالی برای مشتری درخواستی توسط مشتری برای بررسی مشکل مالی به مسئول مالی ارسال می شود. پس از بررسی در صورت قابل حل نبودن مشکل نامه ای برای پیگیری مالی با مشخصات مشتری به تهران ارسال می شود. در تهران مشکل مربوطه توسط مدیر مسئول مالی بررسی و پس از حل آن تاییدیه نهایی به اصفهان ارسال شده، مشتری اطلاع رسانی می شود و تاییدیه در آرشیو بایگانی می شود.

 

 

 

Changing Account

 

ابتدا درخواست تغییر حساب از مشتری دریافت و به مدیر پیگیری مالی تحویل داده می شود، مدیر پیگیری مالی حساب بانکی مشتری را طی نامه ای از بانک استعلام می کند. پس از دریافتت استعلام اگر مشکل قابل حل بود، تغییر مورد نظر اعمال می گردد در غیر اینصورت به مدیر پیگیری مالی در تهران ارسال می گردد. مدیر  پیگیر مالی تغییرات مورد نیاز را اعمال کرده و نتیجه را به اصفهان ارسال می کند تا در آرشیو بایگانی شود. سپس مشتری از تغییرات حاصل مطلع می شود.

 

مشکلات و انتظارات:

زمان و نداشتن ابزاري مناسب براي پيگيري نامه هاي مدت دار،عدم دسترسي به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها و مراودات سازمان،اجرا نشدن سلسله مراتب اداري و به طور كلي سياست هاي اداري، عدم دسترسي و امكان رسيدگي به اطلاعات و كارها از خارج سازمان، عدم امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن درهر لحظه، نبود نظارت بر نظام اداري ، گردش نامه و عملكرد افراد، كنترل سطح دسترسي كاربران به اطلاعات، مشكلات بايگاني از لحاظ حجم و دسترسي كند و محدوديت زماني و موضوعي اطلاعات، نگهداري و استفاده از دستگاههاي متعدد فكس و مدون نبودن فكس هاي دريافتي، مشكلات زمان بر ، بودن ارسال فكس هاي متعدد و مشخص نمودن زمان بندي ارسال، نبودن يك محيط يكپارچه براي دسترسي به كل محتويات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها، پيشنويس ، فكس ها،‌ نامه هاي الكترونيكي ، كارهاي ارجاعي ، اطلاعات پروژه هاو… را نام برد.

با توجه به مشکلات ذکر شده میتوان سطح انتظارات را از دو دیدگاه بررسی کرد : عمومی و خاصه شرکت.

بطور عمومی میتوان مزایای زیر را برای اتوماسیون اداری نام برد:

صرفه جويي زمان درانجام چرخه هاو تعاملات اداري و دريافت سريع پاسخ ها و ارجاعات

دسترسي به كليه اطلاعات ، كارتابل ها ، قرارها و جلسات بدون نياز حضور فيزيكي درمحل كار

حذف قسمت عمده اي از هزينه هاي ملزومات اداري (بايگاني ، كپي ، پست ،كاغذ،و …)

صرفه جويي درفضاي بايگاني و امكان نگهداري كليه اسناد و مدارك بدون محدوديت زماني

ذخيره متمركزالكترونيكي با فضاي كمتر و امنيت اطلاعات بالاترمشکلات سازمان را میتوان در دو دسته طبقه بندی کرد، مشکلات درون سازمانی و مشکلات برون سازمانی.

مشکلاتی که در درون سازمان اتفاق می افتد عمدتاً برای ارتباط بین دو بخش ناشی می شود که این مشکل ممکن خود از سوی شخص مسئول یا عدم هماهنگی میان دو مسئول در دو بخش متفاوت می باشد. در چنین مواردی انتظار می رود که بوسیله یک مدیریت صحیح تا حد زیادی از ناهماهنگی ها و مشکلات کاسته شود. البته شایان به ذکر است که هیچ گاه نمی توان این مشکلات را به صفر رساند زیرا در این کسب و کار نمی توان همه کارها را مکانیزه نمود اما می توان تا حد قابل قبولی را مکانیزه کرد.

در مورد مشکلات برون سازمانی می توان گفت که عمده این مشکلات راجع به ارتباط یکی از بخشها با دارندگان دستگاههای کارتخوان و همچنین بانکهای پشتیبان کننده این شرکت می باشد . الیته این مشکلات نیز همانند مشکلات درون سازمانی بطور کامل قابل رفع نیست اما می توان تا حدود زیادی آنها را کاهش داد. در بخشهایی که پذیرنده نیاز به پشتیبانی دارد قاعدتاً نمی توان دستگاهها را الکترونیکی به شرکت عودت داد اما زمانی که پذیرنده درخواست تغییر حساب دارد می توان بجای کار دستی از درخواست الکترونیکی استفاده نمود.

البته مشکلات عمومی ناشی از عدم وجود سیستم اتوماسیون مانند دسترسي كند به مكتوبات و زمان بر بودن فرايندهاي اداري، عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سیستم اداری،

استفاده از پرسنل كمتر براي بايگاني و دسترسي راحت تر به اطلاعات مورد نظر

تسهيل ارتباطات سازماني و اعمال راحت تر نظارت و سياست هاي سازمان

افزايش و تسهيل تعاملات و مراودات اداري و افزايش تعداد عناوين مطرح شده درمراودات اداري

دسترسي آسان به اطلاعات درسطوح مختلف سازمان

ارتقاء پشتيباني كاركنان و استفاده بهتراز منابع كارشناسي به واسطه تعاملات بيشتر

دسترسي سريع به اطلاعات درزمان و مكان مورد نياز به واسطه ارتباط ONLINE

دسترسي به ارتباطات در زمينه مورد نياز بصورت همزمان توسط افراد مختلف

ايجاد موقعيتي براي بهينه سازي ساختاراداري و تحول دراموردبيرخانه اي سازمان

فرهنگي سازي درراستاي بهينه ازابزارIT در سازمان

مديريت برگردش كارمكتوبات و مستندات

به اشتراك گذاري ساده و قانونمند اطلاعات و تسهيل دسترسي براي كاربران مجاز

و …

و اما درمورد امور اختصاصی شرکت می توان گفت که با راه اندازی سیستم اتوماسیون، امکان دسترسی به اطلاعات پذیرنده بصورت منسجم وجود خواهد داشت بطوریکه کلیه  پشتیبانی های مربوط به دستگاههای کارتخوان در سیستم ثبت و قابل دسترسی خواهد بود. همچنین امکان تعامل با بانکها برای استعلام حساب ، واریز به حساب و … نیز به سهولت امکان پذیر خواهد بود.برخی از موارد مفید استفاده از این اتوماسیون عبارتست از:

دسترسی به بانک جامع اطلاعات پذیرندگان

امکان ارتباط با بانکهای طرف قرارداد (پارسیان،تجارت،…)

تعامل سریع و راحتتر با پذیرنده

امکان گزارش گیری و تصمیم گیری کلان برای تعداد تراکنش های دستگاهها

و…

 

 

 

 

واژه نامه کسب وکار:

 

پذیرنده : به فروشگاه دارانی گویند که از دستگاههای کارتخوان شرکت تجارت الکترونیک پارسیان استفاده می نمایند.

تراکنش : هر عملیات بانکی که با استفاده از دستگاههای کارتخوان بانکی انجام پذیرد مانند خرید، پرداخت قبض، خرید شارژ و…

فسخ قرارداد: هنگامی که پذیرنده به دلایلی صلاحیت استفاده از دستگاه کارتخوان را از دست بدهد یا خود پذیرنده درخواست نماید، دستگاه به شرکت عودت داده خواهد شد و قرارداد کارتخوان نیز فسخ خواهد گردید.

مشکل مالی : ممکن است بنا به اتفاق خریدهای انجام گرفته به حساب شخص واریز نگردد در چنین شرایطی بحث مشکل مالی پیش خواهد آمد.

شرکت تاپ : مخفف شرکت تجارت الکترونیک پارسیان می باشد که مستقیماً منظور نمایندگی مرکزی واقع در تهران می باشد.

 

 

 

 

 

جمع بندی:

با توجه به نتايج بررسی مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در ارتباطات و مراودات با مشتری وقسمتهای مختلف سازمان مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات، کاهش هزینه های سازمان و پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار نقش عمده‌اي خواهد داشت.

 بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر روندهای اداری سازمانها داشته و موجب افزايش بهره وری، سرعت و سهولت در ارتباطات سازماني می شود.